プライバシーポリシー（議事録生成AIアプリ（KITE）特則）
本特則は、
株式会社エヌ・アンド・アイ・システムズのプライバシーポリシー（以下「基本方針」）に基づき、当社が提供する「議事録生成AIアプリ（KITE）」（以下「本アプリ」）における個人情報等の取扱いについて定めるものです。
基本方針と本特則の内容が異なる場合は、基本方針の原則に反しない範囲で本特則が優先して適用されます。
1. 取得する情報
本アプリでは、以下の情報を取得します。
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- ●音声データ（会議録音：m4a）
- ●音声から生成される文字起こしおよび要約データ
- ●Salesforce連携に使用する案件ID、取引先名、担当者名、行動レコード情報
- ●ユーザー認証のためのID情報（SalesForce・AWS Cognito経由）
これらには、氏名や発言内容等、個人を識別し得る情報が含まれる場合があります。
2. 利用目的
取得した情報は、以下の目的に限り利用します。
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- ●議事録自動作成および要約データ生成
- ●Salesforceとの業務データ連携
- ●機能改善および不具合対応（個人を特定できない統計化・匿名化データとして利用）
3. 外部サービス利用
当社は、本アプリの提供にあたり以下の外部サービスを利用します。
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- ●AWS（Amazon Web Services）：データ保管・処理基盤
- ●OpenAI：要約処理（API利用）
- ●Salesforce：営業活動データとの連携
当社は、これらの事業者と適切な契約を締結し、安全管理措置を講じた上で情報を取扱います。
OpenAIのAPIに送信されるデータは、要約処理に必要な最小限の情報に限定し、同社の学習目的等には利用されません。
4. データ保存期間
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- ●音声データ：Salesforceへの議事録連携完了後、24時間以内に自動削除します。
- ●生成データ（文字起こし・要約）：Salesforceへの連携完了後、24時間以内に自動削除します。
5. セキュリティ対策
当社は、取得した情報の安全管理のため、以下の措置を講じています。
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- ●通信の暗号化（HTTPS/TLS）
- ●認証・認可の管理（AWS Cognito）
- ●アクセスログ・監査ログの取得および定期確認
6. 国外移転
利用するクラウドサーバの所在により、国外へのデータ移転が発生する場合があります。
その場合、当社は基本方針第2項、第3項に基づき、移転先における個人情報保護制度等を確認し、適切な契約および安全管理措置を講じます。
7. お問い合わせ
本特則に関するお問い合わせは、下記お問い合わせフォームよりご連絡ください。
最終更新日：2025年11月10日
