ITセクレタリィ®の現場から series3 ： PMO視点で支える、所属課単独常駐による業務集約化プロジェクト
はじめに
こんにちは。
私は現在、ITセクレタリィ®として、業務集約化プロジェクトの支援業務を担当しています。
本シリーズでは、現場に常駐しながら業務を行う中で得た気づきや工夫、学びを整理し、共有しています。
今回は、PMO的な視点で現場を支えつつ、業務オペレーションを改善・設計していく役割について、その実態をお伝えします。
この仕事のポイント（エンジニア／PM）
- 単なる事務処理ではなく、プロジェクト推進を支える役割
- 突発対応を含めた、現場優先度判断を前提とした“運用設計”
- 業務集約における試行錯誤と改善のプロセス
- チーム全体の価値を高めるためのコミュニケーションと調整
① 現在の業務概要と業務の流れ
現在はお客様先に常駐し、業務集約化プロジェクトの一員としてプロジェクト支援を行っています。
本プロジェクトは、社員の負担となっている事務作業や作成業務を一つの窓口に集約し、社員が本来注力すべき業務に集中できる環境を整えることを目的としています。
私は所属課から単独で現場に常駐しており、以下のような役割を担っています。
■ 定型業務
稟議作成（年間件数は他部署の約3倍）
契約書・注文書の内容確認
請求書処理
工数・予算管理
各種集計業務
■ 非定型／突発対応
急な依頼への優先順位判断
管理職のスケジュール調整
作業配分の見直し
■ プロジェクト視点の業務
集約対象業務の整理・設計
チーム全体の作業量コントロール
客先社員と派遣スタッフ間の調整
一日の業務は定型的な流れではなく、突発対応と優先度判断が常に求められる、動的な環境です。
② 業務の中で「難しかったこと」「工夫したこと」
業務集約化で最も難しいと感じたのは、「すべてを集約すれば良いわけではない」という判断でした。
実際に集約を進めた結果、確認フローが増えすぎ、かえって現場とのやり取りが煩雑になってしまったケースもありました。
その際には、
- どこまでを集約するのか
- どこからを現場に残すべきか
を改めて整理し、一部業務については集約対象から外す判断を行いました。
また、突発対応が重なる場面では、
- 全体状況を俯瞰して把握する
- 焦りが見られるメンバーへの声かけ
- 得意・不得意を踏まえた業務配分
といった点を意識しています。
あわせて、客先のリーダーや課長クラスの方へこまめに状況共有・相談を行い、認識のズレが生じないよう心がけています。
③ この仕事を通じて磨かれたスキル
本業務を通じて、特に以下のスキルが磨かれたと感じています。
- 優先順位を判断する力
- 関係者間の調整力・コミュニケーション力
- 業務を「作業」ではなく「運用」として設計する視点
- Excelを活用した集計・効率化（簡易的な自動化の工夫）
これまでのPMOやプロジェクトリーダーとしての経験を活かし、
個々の作業にとどまらず「全体にどのような影響が出るか」を意識しながら動けている点は、自身の強みだと感じています。
④ 今後伸ばしていきたいスキル
今後は、単独で現場を支えるだけでなく、チームとして価値提供できる体制づくりにも関わっていきたいと考えています。
特に伸ばしていきたいスキルは、
- 業務の標準化・整理力
- 引き継ぎを意識したドキュメント作成
- チーム運営・育成に関わる視点
一人で回す「点」の対応から、チームで支える「面」の対応へと進化させていきたいです。
⑤ 自分の強みとして感じていること
私の強みは、立場や役職に関係なく話しやすい雰囲気をつくり、
信頼関係を築くコミュニケーション力だと感じています。
業務上の接点が多くない部長クラスの方からも、
「最近どう？何か困っていない？」
と声をかけていただくことがあり、
日頃の関係性づくりが業務を円滑に進める土台になっていると実感しています。
また、調整役としては、感情論に引きずられず、
状況や構造を整理して判断する点も強みだと考えています。
⑥ ITセクレタリィ®として、今後提供していきたい価値
私にとってITセクレタリィ®とは、
単に業務を引き取る存在ではなく、プロジェクトが円滑に進むための摩擦を減らす存在です。
ITやAIによる自動化が進んでいく中でも、
- 現場の空気感
- 言葉にならない違和感や困りごと
- 状況に応じた判断と調整
といった領域は、人だからこそ提供できる価値だと考えています。
業務集約化を通じて現場の負担を軽減し、
そこで得た気づきを自社の提案力や価値向上につなげていくことが、
ITセクレタリィ®としての私の使命だと考えています。
まとめ
- 業務集約化は「まとめる」だけでなく、「残す」判断も重要
- 優先度判断・調整・設計という視点で現場を支える
- 単なる事務にとどまらず、プロジェクトを前に進める存在として価値を提供する
ITセクレタリィ®
K