ITセクレタリィ®の現場から series1：試験運用業務で気づいた“改善のヒント”

はじめに

こんにちは。私は現在、ITセクレタリィ®として某試験の運用業務に携わっています。
日々の業務を通じて「小さな工夫が大きな改善につながる」と感じることが多くあります。
今回は、実際に担当している業務内容や工夫したこと、そこから得られた学び、そして今後のスキルアップについて整理してみました。

現在担当している業務

主に以下の流れで、受験申込から試験直前までの一連の業務を担当しています。

• 申込確定
• 名寄せ（受験者情報の統合・整理）
• 問題割当
• 再試者対応
• 受験票生成
• 試験直前の個人情報変更対応

特に名寄せ作業は、個人情報を正確に扱う重要な工程であり、業務全体の安定性に直結します。

現場で工夫したこと

名寄せに使用するシステムには、複数チームで並行して処理すると挙動が乱れる動きがあり、私は操作可能な範囲で色々と試してみました。
結果として、受験者名を昇順・降順に並べ替えるだけで不具合が解消というシンプルな改善に気づくことができました。
「こんな小さな工夫で安定するのか」と驚きつつも、結果的にチーム全体の作業効率が大幅に向上しました。
この経験から、“問題の本質は意外とシンプルなところにある” という学びを得ました。

この仕事で磨かれたスキル

業務を通じて、特に以下のスキルが磨かれました。

• オンラインでのコミュニケーション →リモート環境下での報連相や調整力。
• PowerPointでの資料作成 →分かりやすい手順説明や研修用資料の作成。
• 業務改善力 →小さな不具合を見逃さず、改善につなげる意識。

さらに、2024年には ITILファンデーション を取得しました。
ITサービス管理の体系的な知識を得たことで、業務改善を「思いつき」ではなくフレームワークに基づいて考えられる強みになりました。

これまでの経験をどう生かすか

ITセクレタリィ®になる前、私は販売業や携帯ショップで働いていました。
そこで得た経験も今の業務に直結しています。

• お客様対応で培った コミュニケーション能力
• 携帯販売での 電話対応スキル
• マニュアル作成・新人教育・研修発表 の経験
• 人前で話すことへの抵抗のなさ（プレゼン・ファシリテーション力）

これらの強みは、ITセクレタリィ®として「人と人」「人とIT」をつなぐ役割に活かせると感じています。

今後伸ばしたいスキル

今後はさらに以下のスキルを伸ばしていきたいと考えています。

• VBAによる業務効率化
• チームメンバー管理スキル
• 数値化による改善提案力（定性的な感覚を定量的に示せる力）

これらを強化することで、無駄のない運用を提供できるITセクレタリィ®を目指します。

お客様に提供したい価値

最終的に目指したいのは、
「業務のなあなあを改善し、運用をスリム化すること」
「チームが安心して作業できる仕組みをつくること」
つまり、“時間と安心を生み出す存在” です。

 

まとめ

• ITセクレタリィ®として、某試験の運用業務を担当
• 小さな工夫（並べ替え操作）で業務改善
• 業務を通じて、改善力・コミュニケーション力・資料作成力が強化
• ITILファンデーションの知識で体系的な業務改善が可能に
• 過去の販売・教育経験を活かし、今後はVBAや数値化スキルを磨いていく

「単なる事務サポート」ではなく、改善とホスピタリティで現場を強くするのがITセクレタリィ®。
これからも、現場の中で“なくてはならない存在”を目指して取り組んでいきたいと思います。

ITセクレタリィ®
K