新しいIT機器をオフィスに導入したものの、「使い方の手順書がなくて放置状態…」といったお困りごとはありませんか？
今回は、社内の会議室に設置されたインタラクティブボード（電子ホワイトボード）の運用法をめぐり、当社の「ITセクレタリィ®」サービスを活用したプロジェクトの実例をご紹介します。
会議室に導入された最新のインタラクティブボード。無線接続、webカメラ・マイク機能など会議の効率化やアクティブな議論を期待して導入されたものの、社内には「手順書がない」「使い方が分からない」という課題があり、満足に活用されない状態が1か月ほど続いていました。
そこで、社内の業務改善を図るべく、”ITセクレタリィ®”Sにマニュアル作成を依頼することに。
依頼者自身も、機器の全機能を把握しているわけではなく、マニュアルのフォーマットすら準備できていない状態からのスタートでした。
【依頼時のコンディション】
* 準備資料：なし（フォーマットもゼロベース）
* 依頼者の知見：画面のオンオフ、有線での画面共有など主要機能をいくつか知っている程度
* 納期：わずか1.5日（2日間）
「この状態で本当にマニュアルができるのだろうか…」という不安もありましたが、ITセクレタリィ®の対応力は想像以上でした。
Sは依頼を受けるとすぐに機器の機能や仕様を下調べし、実際の画面キャプチャを1つずつ正確に撮影。ただ操作手順を並べるだけでなく、利用者が直感的に理解できるビジュアルはもちろん、ユーザーが混乱を招かないような適切な文章構成を自ら組み立てました。
手順書の作成にとどまらず、「手順内でのポイント」「Web会議終了時の注意点」など、利用者が陥りがちな落とし穴や確認漏れポイントに自ら気づき、追記を提案。依頼者側が見落としていた運用上のリスクもカバーしてくれました。
随時進捗報告も実施してくれたことで、業務のゴールへ着実に近づけられました。
結果として、わずか1.5日という短い期間で、すぐに実運用へ回せるレベル（ほぼ完成状態）の手順書と、画像素材が綺麗に整理されたワード資料が納品されました。
今回のプロジェクトを通じて実感したのは、ITセクレタリィ®の得意とする「業務の見える化（マニュアル化・構造化）」の質の高さです。
* 丸投げOKの対応力：指示書やフォーマットがなくても、自発的に調査して形にしてくれる。
* スピードと精度の両立：短時間で実用に耐えうる高品質なアウトプットを創出。
* 現場目線の気配り：使う人の目線に立ち、わかりやすい文章表現、運用上のリスクや注意点まで網羅。
「IT機器を導入したけれど活用が進まない」「マニュアルを作る時間やノウハウがない」とお悩みの企業様は、ぜひITセクレタリィ®による「業務の見える化」をご活用ください。
専門知識を持ったスタッフが、貴社のIT活用と業務効率化をスピーディーにサポートします。
＞＞ ITセクレタリィ®の詳細はこちら