本特則は、株式会社エヌ・アンド・アイ・システムズのプライバシーポリシー（以下「基本方針」）に基づき、当社が提供する「議事録生成AIアプリ（KITE）」（以下「本アプリ」）における個人情報等の取扱いについて定めるものです。 基本方針と本特則の内容が異なる場合は、基本方針の原則に反しない範囲で本特則が優先して適用されます。

本アプリでは、以下の情報を取得します。
●音声データ（会議録音：m4a）
●音声から生成される文字起こしおよび要約データ
●Salesforce連携に使用する案件ID、取引先名、担当者名、行動レコード情報
●ユーザー認証のためのID情報（SalesForce・AWS Cognito経由）
これらには、氏名や発言内容等、個人を識別し得る情報が含まれる場合があります。

取得した情報は、以下の目的に限り利用します。
●議事録自動作成および要約データ生成
●Salesforceとの業務データ連携
●機能改善および不具合対応（個人を特定できない統計化・匿名化データとして利用）

当社は、本アプリの提供にあたり以下の外部サービスを利用します。
●AWS（Amazon Web Services）：データ保管・処理基盤
●OpenAI：要約処理（API利用）
●Salesforce：営業活動データとの連携
当社は、これらの事業者と適切な契約を締結し、安全管理措置を講じた上で情報を取扱います。 OpenAIのAPIに送信されるデータは、要約処理に必要な最小限の情報に限定し、同社の学習目的等には利用されません。

当社は、取得した情報の安全管理のため、以下の措置を講じています。
●通信の暗号化（HTTPS/TLS）
●認証・認可の管理（AWS Cognito）
●アクセスログ・監査ログの取得および定期確認

利用するクラウドサーバの所在により、国外へのデータ移転が発生する場合があります。 その場合、当社は基本方針第2項、第3項に基づき、移転先における個人情報保護制度等を確認し、適切な契約および安全管理措置を講じます。

本特則に関するお問い合わせは下記にお問い合わせ下さい。

最終更新日：2026年1月30日